Các thủ thuật dành cho Microsof Office 2007

I/- Thủ thuật với Microsoft Office Word (Word).

1. Thay đổi đường dẫn lưu dữ liệu mặc định.

Với đa số người dùng máy tính hay xử lý sự cố bằng cách cài đặt lại Windows, dùng Norton Ghost, Acronis True Image… thì việc đầu tiên phải lưu ý trước khi thực hiện là copy toàn bộ dữ liệu lưu bởi Microsoft Office sang nơi khác vì thói quen lưu dữ liệu ở ổ C. Để tránh các trường hợp đáng tiếc có thể xảy ra bạn hãy thay đổi đường dẫn lưu file mặc định sang ổ đĩa khác. Trong Word bạn bấm vào nút tùy tỉnh, chọn Word Options > Save. Tại Default file location bạn bấm vào Browse và tìm đến nơi bạn muốn lưu rồi bấm OK > OK để trở ra ngoài.

2. Chèn thêm hàng vào dòng đầu của văn bản.

Khi ngay ở dòng đầu tiên của văn bản có một bảng biểu thì bạn sẽ cảm thấy khó khăn để chèn một dòng chữ vào trên bảng vì bạn có bấm chuột chọn như thế nào thì cũng nằm trong “đất” bảngcủa . Vậy bạn phải làm sao? Rất đơn giản, bạn bấm tổ hợp phím Ctrl+Home rồi nhấnEnter ngay lập tức ở trên bảng sẽ có khoảng trống để bạn làm việc.

3. Bỏ lỗi tự động định dạng.

Khi soạn thảo, với những chữ đầu dòng bạn gõ – hay 1., 2. thì sẽ bị Word tự động canh lề lại. Điều này thực sự gây khó chịu cho bạn vì bạn không muốn như vậy, để Word trả lại nguyên trạng bạn hãy bấm tổ hợp phím Ctrl+Z.

4. Đánh số thứ tự hàng loạt hàng.

Khi đánh số thứ tự cho nhiều hàng liên tiếp trong Excel bạn có thể làm rất nhanh nhưng còn trong Word thì sao? Bạn chọn những hàng cần đánh số thứ tự (phân biệt nhau sau mỗi lần bạn nhấn Enter), trong thẻ Home bạn bấm vào mũi tên bên cạnh biểu tượng Numbering rồi chọn kiểu định dạng mình muốn. Bạn sẽ thấy hiệu quả mang lại thật bất ngờ.

5. Đóng khung cho hình ảnh.

Khi muốn tạo khung cho hình ảnh bạn có thể dùng Word để thực hiện, trong Microsoft Office 2007 bạn chọn hình ảnh cần đóng khung, sau đó bấm thẻ Page Layout, chọn Page Border ở nhóm Page Background. Tại phần thiết lập, bạn chọn thẻ Border rồi lựa chọn kiểu hiển thị, hình dạng, màu sắc… của khung rồi bấm OK.

II/- Thủ thuật với Microsoft Office Excel (Excel).

1.Thay đổi đường dẫn mặc định.

Với Excel bạn cũng thực hiện mở Excel Options tương tự với Word, nhưng ở đây không có nút Browse nên bạn tự nhập đường dẫn rồi bấm OK.

2. Tìm dữ liệu trùng lặp trong bảng tính.

Khi làm việc với bảng tính quá nhiều dữ liệu bạn dễ bị nhầm lẫn gây trùng lặp dữ liệu. Trong Excel, bạn chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra và bấm vào thẻ Data. Sau đó bấm vào nút Advancedsẽ có cửa sổ Advanced Fitter. Ở đây bạn đánh dấu chọn vào Unique Records Only là được, nhưng để theo dõi dữ liệu nào trùng lặp bạn hãy chọn Copy To Another Location rồi chọn nơi để đặt vùng dữ liệu mới tại Copy to rồi bấm OK.

Sau đó Excel sẽ lọc và cho ra kết quả đã loại bỏ những phần trùng lặp.

3. Ngăn ngừa nhập nhầm ngày tháng.

Chức năng lưu và gợi nhớ từ trong Excel giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, nhưng đôi lúc điều này cộng với sự “nhập tâm” về thời gian có thể làm bạn sai lầm. Dù trong đầu đang nghĩ đến 8/3/2009 nhưng khi nhập lại là 8/3/2008 hoặc phải tránh nằm trong khoảng thời gian nào đó. Những lỗi tưởng như đơn giản này có thể gây cho bạn rắc rối lớn khi dữ liệu có yêu cầu đặc biệt cao về thời gian. Để ngăn chặn điều này, trong Excel bạn chọn vùng dữ liệu cần thiết lập thời gian rồi bấm chọn thẻ Data, tại nhóm Data Tools hãy chọn Data Validation. Ở thẻSettings bạn chọn Date trong phần Allow, lấy điều kiện theo là sớm nhất, muộn nhất, ngoại trừ khoảng, ngày nào đó… theo danh sách ở Data và thiết lập thời gian theo điều kiện đã chọn ở Date (hay Start day, End day tùy lựa chọn của bạn). Kiểu ngày tháng tùy vào thiết lập là dd/mm/yyyy hay mm/dd/yyyy.

Ở thẻ Input Message bạn nhập vào nội dung hướng dẫn rồi chuyển qua thẻ Error Alert.

Tại thẻ Error Alert bạn chọn kiểu, nội dung thông báo khi dữ liệu nhập không đúng với yêu cầu.

Ngoài ra ở phần Data bạn cũng có thể chọn các điều kiện khác nếu phù hợp với nhu cầu.

III/- Thủ thuật với Microsoft Office PowerPoint (PowerPoint).

1.Thay đổi đường dẫn mặc định.

Việc thay đổi đường dẫn với PowerPoint hoàn toàn tương tự như bạn đã làm với Excel.

2. Rút ngắn thời gian trình diễn.

Khi chuẩn bị một slide với thời gian dự kiến 1 giờ nhưng do sự thay đổi nào đó bạn cần phải rút ngắn thời gian lại để tập trung vào những nội dung trọng tâm. Hãy khai thác tính năng Custom Shows của PowerPoint, bạn mở slide lên và bấm vào thẻ Slide Show rồi chọn Custom Showstrong nhóm Start Slide Show. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn slide rồi bấm Add để đưa vào danh sách mới.

Xong, bạn bấm OK sẽ có thông báo khác, bạn bấm Show để trình diễn hay bấm Close để đóng lại. Khi cần trình diễn thì bạn bấm Custom Shows và chọn vào slideshow bạn vừa tạo.

3. Đưa thanh cuộn trang vào slideshow khi trình diễn.

Khi soạn thảo một trang trình diễn đã được thiết kế cho phù hợp với kích thước màn hình. Tuy nhiên khi mở bằng máy tính có màn hình nhỏ hơn thì sẽ không đủ để hiển thị đầy trang. Trường hợp này bạn có thể “chữa cháy” bằng cách chọn Set up Slide Show trong thẻ Slide Show và đánh dấu vào Browsed by an individual (windows) rồi bấm OK.

Khi trình diễn sẽ xuất hiện thanh trượt để bạn theo dõi được trọn vẹn nội dung trang slide.